Gazdasági informatika érettségi tételek kidolgozva

A hatáskörmodell informatikai szerepe

 Ismertesse a hatáskörmodell informatikai szerepét,  a hatásköri (döntési) mátrix felépítését,  sor és oszlopirány szerinti értelmezését!

HAM

(dinamikus modell)

Hatáskör: valamilyen feladat ellátásához kötődő jog, illetékesség, jogosultság

Szükséges a feladatot, a hatáskört és a felelősséget egyensúlyba hozni. Ha ez nincs meg, az konfliktusokat okozhat. Ha a feladat nagyobb, mint a hatáskör, nem tudja elvégezni, ellenkező esetben visszaélhet a hatáskörével. Ha a hatáskör nagyobb, mint a felelősség olyat is végezhet, amiért nem felelős, nem lehet számon kérni a hibát. Ha a felelőssége nagyobb, azért is felelős, ami nem az ő feladata.

Hatásköri vagy Döntésmátrix:

A hatásköri rendszert a hatásköri mátrixal lehet leképezni. Ez tartalmazza egyfelől a folyamatokat, másfelől a szervezeti egységeket. Az oszlop és sor találkozása megmutatja, hogy a szervezeti egység az adott folyamatban milyen hatáskörrel rendelkezik. Sor azt mutatja meg, hogy adott tevékenységhez mely szervezeti egységek tartoznak, míg az oszlop megmutatja, hogy a szervezeti egység milyen hatáskörökkel rendelkezik a szervezeten belül. Hatásköröket kódolják.

Centralizált a hatáskör, ha egy mezőben több kód is van.

A gazdálkodó szervezetek hatásköri rendszere

Jellemezze a gazdálkodó szervezetek hatásköri rendszerének sajátosságait (a hatáskörök tartalma, egymással való rendszerösszefüggése) és a hatáskörök telepítésének általános szervezési elveit!

HAM

(dinamikus modell)

Hatáskör: valamilyen feladat ellátásához kötődő jog, illetékesség, jogosultság

Szükséges a feladatot, a hatáskört és a felelősséget egyensúlyba hozni. Ha ez nincs meg, az konfliktusokat okozhat. Ha a feladat nagyobb, mint a hatáskör, nem tudja elvégezni, ellenkező esetben visszaélhet a hatáskörével. Ha a hatáskör nagyobb, mint a felelősség olyat is végezhet, amiért nem felelős, nem lehet számon kérni a hibát. Ha a felelőssége nagyobb, azért is felelős, ami nem az ő feladata.

Hatáskörök fajtái:

1.    Működési hatáskör: a szervezet minden tagja rendelkezik vele, hiszen a feladatkör ellátásához szükséges (jogosultság a feladatra)

2.    Vezető hatáskör: függelmi kapcsolatot hoz létre (fölé van rendelve valaminek)

Szervezeten belüli jellemző hatáskörök:

1.    Döntési jog: vezetői hatáskörök egyike, lehetőség az alternatívák közötti választásra

2.    Javaslattétel: a döntést előkészítő hatáskör, szakmailag előkészíti a döntést, tanulmányok készítése, változatok kidolgozása

3.    Véleményezés:a javaslattétel visszacsatoló hatásköre, a javaslatot más szakterület értékei, érdekei alapján ítéli meg (ha a véleményezés negatív a folyamat még nem szakad meg). A javaslattétel és a véleményezés különböző szakirányítási ágon, de azonos irányítási szinten helyezkednek el. A javaslattétel minden esetben a döntés hozó szerv szakmai vezetési szintre tartozik.

4.    Jóváhagyás: a döntés visszacsatoló hatásköre, illesztési hatáskör, a szervezet magasabb szintjének szempontjából ítéli meg a döntést. A jóváhagyás a döntéshozó szerv közvetlen irányítójának a hatásköre.

5.    Végrehajtás: működési hatáskör, a választott alternatíva végrehajtása

6.    Ellenőrzés: a végrehajtás visszacsatoló hatásköre, a végrehajtás eredményességének számonkérése

A hatáskör telepítés általános szervezési elvei:

1.    Döntés: oda kell telepíteni, ahol a legtöbb az információ, legnagyobb felelősség

2.    Javaslattétel: döntéshozó alá, de szakmailag azonos szakágra

3.    Véleményezés: döntéshozó alá, a javaslattétellel azonos szintre, de eltérő szakágra

4.    Jóváhagyás: döntéshozó fölé

5.    Végrehajtás: döntéshozó alá

6.    Ellenőrzés: több szinten is elhelyezhető, de mindenképp a  végrehajtás fölé

Nem minden döntéshez szükséges az egész hatásköri rendszer kiépítése.

A hatáskörök tartalmilag kizárják egymást. Döntéshozó ugyan azon folyamaton belül legfeljebb ellenőrző lehet. Jóváhagyás úgyszintén. A javaslattevő lehet végrehajtó és ellenőrző is vagylagos alapon.

Területi integráció (tagoltság) esetén az egyes egységek hatásköreit is tisztázni kell:

1.    Központ: jóváhagyó, ellenőrző

2.    Divíziók: javaslattevők, végrehajtók, véleményezők (nem kell mindig mindet telepíteni, csak: döntést, végrehajtást, ellenőrzést)

2.

Jogszabályi előírások:

figyelembevétele a tulajdonosi struktúra szintjén jelenik meg, a munkaszervezeten belül nincs jogi szabályozás.

Hatáskörmegosztás: a centralizált és decentralizált döntések, valamint a döntésekhez kapcsolódó döntés-előkészítési és végrehajtási műveletek telepítése a GR szervezeti hierarchiájában.

A szervezetmodell lényege

 Fogalmazza meg a szervezetmodell lényegét és az informatikai szervezésben betöltött szerepét! Ismertesse a szervezetek strukturális jellemzőit, optimalizálásuk lehetőségét (irányításbonyolultság, irányításigényesség értelmezése, mérhetősége)!

SZEM

Szervezet: a munkamegosztás intézményesített formája, kerete.

·      jogilag: jogi személyiséggel rendelkezik-e vagy nem

·      szociológiailag: az emberi (formális és informális) kapcsolatokat vizsgálja

·      közgazdaságilag: optimális környezet a folyamat lebonyolítására

·      kibernetikailag: egy célirányosan működő hierarchikus rendszer, melyben irányítási folyamatok valósulnak meg.

·      informatikailag: a lehetséges információs csomópontok hordozója.

Feladata az információ áramlás lehetséges csomópontjainak kijelölése.

A megvalósuló folyamatok adják a rendszer struktúráját, melynek megjelenési formája a szervezet.

A szervezetnek létezik formális, illetve informális struktúrája.

1.    Formális struktúra: azokat a szabályozott munkamegosztás kapcsolatokat írja el, amilyennek a rendszernek lennie kéne – mindig rögzített, szabályozott, személytelen (rögzített hivatalos struktúra – hogyan kellene a rendszernek működnie)

2.    Informális struktúra: ténylegesen hogyan zajlanak a munkamegosztási és kommunikációs folyamatok – személyes kapcsolatra épül (minden szervezetben megtalálható mindkettő, a formális alapján építjük a rendszert, de a másikat sem szabad figyelmen kívül hagyni)

3.    Szervezeti struktúra jellemzői:

·      szervezetben megnyilvánuló munkamegosztási kapcsolatok jellege

·      szervezetben zajló koordinációs mechanizmus jellemzői

·      szervezet konfigurációja

A szervezetek struktúráját 3 szempontból lehet minősíteni:

a)      szervezet konfigurációja

b)      szervezetben lezajló koordinációs folyamatok jellemzői

c)      munkamegosztási kapcsolatok jellege

a) A szervezet jellemző konfigurációi

Az a leegyszerűsített séma váz, amely tükrözi a szervezet statikus struktúráját.

Tartalmazza:

·      szervezet vertikális (mélységi) tagolása: az alapvető hatásköri függőségek, hány lépcsős, vezetési lánc hossza, megmutatja a függelmi kapcsolatokat alá – fölé rendeltségi viszonyokat

·      szervezet horizontális tagolódása: milyen vezetési szinttel irányítják az adott szervezetet, hány egység/szint (7-14 beosztott az ideális)

Szervezeti struktúrák:

Lineáris:

·      vonalas, ágas szervezeti konfiguráció – a legegyszerűbb szervezeti forma, áttekinthető struktúra, hatáskörök tiszták

·      bővítése lehet vertikális (méret növelés), horizontális (profil bővítés).

·      egy bizonyos létszám fölött szükség van a vezetők tagolására.

·      egyszerűen bővíthető

·      az információs kapcsolatok igazodnak a szolgálati úthoz (szigorú szolgálati út jellemzi)

Gátja: információs rendszer (ha hosszú az információs lánc, akkor elbürokratizálódhat – az információk torzulnak); nem lehet sok törzskar – mivel szakmailag kapcsolódik, nem beilleszthető kis vállalatokra jellemző csak

Funkcionális:

·         csúcsvezetést követő szinten egy szakmai munkamegosztást alakítok ki

·         ezek a vezetők egy területtel foglalkoznak, hatáskörök párhuzamosan alakulnak, ezért az info. áramlás is párhuzamos

·         szakmailag hatékonyabb, de konfliktusokhoz vezet (hatásköri ütközések lehetnek)

·         kis és közepes vállalkozásoknál jellemző

Lineáris- funkcionális:

·      a szervezetre alapvetően a lineáris struktúra a jellemző

·      van egy felelős vezető, akivel egy szinten helyezkednek el a funkcionális vezetők

·      a felelős vezető minden kérdésben informált

·      a párhuzamos hatáskörök nem egyforma súlyúak

·      felülbírálhatók a hatásköri ütközések (mivel az erősebb hatáskörű (lineáris) felülbírálhatja a funkcionális hatásköröket)

·      jellemző volt Mo.-n a régi rendszerben, nemzetközileg a 60-as évekig

Mátrix szervezet:

·      Mátrix: olyan mennyiségek halmaza, melyet 2 dimenzió határoz meg

·      a csúcsvezetést követően 2 azonos súlyú szempont alapján alakítjuk ki a mellérendeltségi kapcsolatot, ezek közül az egyik mindig funkcionális.

·      funkcionális felosztás szakmai irányítást takar, a másik felosztás lehet pl. termékigazgatók, területigazgatók kijelölése

·      minden döntést 2 dimenzió határoz meg (a funkcionális és valamely horizontális (főprofil) tagolódása alapján) az információ is minimum 2 vonalon fut (döntést hozni egyedül nem lehet)

·      a sorok ill. oszlopok egymásnak mellérendeltek, csomópontok hatásközönként helyezkednek el

·      intézményesíti a vezetők közti konfliktust

·      nagy nemzetközi váll.

Divízionális:

·      olyan szervezeti forma, melynek egységei teljesen önállóak

·      2 részből áll: a stratégiai központból és a divíziókból

A str.-i központ irányítási tevékenységet folytat, szervezetileg funkcionálisan tagolt, stratégiai kérdésekkel foglalkozik.

A divíziók operatív kérdésekkel foglalkoznak, egymástól független információs rendszert alkotnak. Egymástól területi vagy tárgyi alapon különülnek el.

·      típusai a cost, profit és investment center

Cost centerek: költségközpont, csak költséggazdálkodás.

Profit centerek: önálló nyereséggazdálkodás csak a fejlesztésben, befektetésben nem önállóak

Investment centerek: tőkeallokációs központ, a stratégiai központ (működő) tőkét biztosít a divízió részére és innentől teljesen önállóan működnek. Egyetlen kapcsolata a stratégiai központtal, hogy a nyereség egy részét leadja. Piaci és etikai koordinációt alkalmaz a stratégiai központ, elvileg lehet önálló információs rendszere

·      az információs rendszereket alapvetően a központi szervezet írja elő, hogy egységes, feldolgozható stratégiai információkat kapjon (az adott profilnak ill. gazdasági környezetnek megvannak a saját információs szükségletei is)

Projekt szervezet:

·      a vezetés a gazdasági akciók függvényében változik

b) szervezetben zajló koordinációs mechanizmusok jellemzői:

Koordináció: az elkülönült szervezeti részegységek (alrendszerek) céljainak és tevékenységének összehangolása

A koordináció típusai:

·      technikai, technológiai jellegű koordináció: a munka folyamatokból következő kapcsolatok az egyes szervezeti egységek között, minden szervezeten belül megtaláljuk (technológiai egymásra épülés a szervezeten belül, erős a vertikális struktúra)

·      bürokratikus jellegű koordináció: a belső szabályokkal, kötelező előírásokkal hangoljuk össze a szervezetet

·      piaci jellegű koordináció: olyan jövedelmi érdekeltségi rendszert építek ki a szervezeten belül, amely összehangolja a részegységeket

·      etikai (személyi) jellegű koordináció: az egyes személyek azonosulása a szervezettel – a szervezet vezetői iránti elkötelezettség (informatikai szempontból nem vesszük figyelembe)

c) munkamegosztás kapcsolat jellege:

E szempontból a szervezetet jellemzően két részre lehet bontani:

1.    Munkaszervezeti rész:

·      a tényleges gazdálkodási folyamat

·      hierarchikus (egymásra épülő) vezetői láncolat

·      egy személyi felelős vezetője mindig van (ezek a munkaszervezetek valamilyen szervezeti keretek között társasági formában jogilag szabályozottan működnek)

·      tulajdonosi szervezeti résszel rendelkezik pl.: RT – közgyűlés, igazgató tanács, felügyelő bizottság

A munkaszervezet leképezéséhez szükséges annak mind vertikális, mind horizontális struktúráját meghatározni (szervezet mélységi és szélességi tagolása).

Vertikális tagolás: milyen függelmi kapcsolatok vannak a szervezeten belül, szervezeti egységek milyen alá-fölé rendeltségben állnak egymással. Az azonos szinten lévők mellérendeltségi kapcsolata milyen. Szervezet mélységi (mindig egyértelmű alá-fölé rendeltség) és szélességi tagolása (többféle variációban készül).

Horizontális tagolás: az azonos szervezeti szinten lévők milyen mellérendeltségi kapcsolatban vannak (kibernetika: szélességi tagolás) lehetséges (általában kombinálva):

·      tárgyi alapon: alrendszereket alakítunk ki a szerint, hogy milyen folyamatok zajlanak le, és milyen termékeket, szolgáltatásokat állítunk elő.

·      területi-regionális alapon: területileg különböző helyen lévő alrendszerek viszonylagos szervezeti önállóságot kapnak (pl.: MÁV debreceni igazgatóság)

·      funkcionális alapon: a vezetést felosztjuk viszonylag elkülöníthető szakterületekre, amelyek önálló szervezeti egységeket kapnak (pl.: termelési irányítás, pénzügy, számvitel)

2.    Tulajdonosi szerkezet: milyen a társasági forma (gazdasági folyamatok nincsenek, de vannak döntési folyamatok => információt kíván)

Szervezeti típusok:

Nem tudjuk elhelyezni a project szervezeteket (project szervezetek nincs állandó struktúrájuk, bármelyik szervezeten belül létrehozhatjuk időleges gazdasági feladatokat lát el).

1 dimenziós: a mellérendelt munkamegosztást egy szempont alapján hozták létre

több dimenziós: a szervezet tagolásában egyszerre, párhuzamosan, azonos súllyal több szempont érvényesül

egyvonalas: ha egy alárendelt szervezeti egység csak egy hatásköri vonalon kaphat irányítási instrukciót (1 beosztottnak csak 1 főnök adhat instrukciót)

többvonalas: ha egy alárendelt szervezeti egység párhuzamosan több hatásköri vonalon is kaphat irányítási instrukciót

mátrix projektek: a nagy szervezetben az egyik divízió egy project lesz, vezetői időlegesen változnak

A szervezet optimalizálása:

(ált. létszám alapján)

A szervezet optimalizálás 2 hipotézisre épül:

·      akkor optimális a szervezet, ha a vezetők egyenletesen vannak terhelve,

·      valamint a vezetők leterheltsége egyenes arányban van a beosztottak számával.

Az irányítottak számának meghatározásánál meg kell különböztetni a közvetlen és közvetve irányítottak számát.

a)    közvetlenül: személyes hatásköri kapcsolatokon keresztül irányít

b)    közvetett: beépített vezetői lánc segítségével irányítják a beosztottakat

Minél magasabb szinten helyezkedik el egy vezető, annál nagyobb a közvetve irányítottak száma.

A vezető tevékenységének bonyolultsága függ:

·      az irányított tevékenység jellegétől

·      mekkora a feladat integrációigénye

·      a beosztottaktól (képzettség, motiváltság, felelősségvállalási hajlandóság, területi elhelyezkedés)

Az optimalizálást 3 kategória segítségével lehet végrehajtani:

1.      Az irányítás bonyolultsága: az erre  vonatkozó mutatók a létszámleterheltséggel vannak kapcsolatban.
Mérésére az abszolút és a relatív bonyolultság mutatóit alkalmazzák.
Abszolút bonyolultság: meghatározása a piramis elvvel, irányítottak száma a trapéz területével képezhető le.
Relatív bonyolultság: a vezetői szinthez viszonyítva a többi vezetési szintnek mekkora a bonyolultsága.

Bonyolultsági szám:   i: szervezeti szint, j: szervezeti lépcső

csúcsvezetésben a legnagyobb a bonyolultsága a+1=100 % B1

2.      Az irányítás igényessége: azt mutatja, hogy a csúcsvezetés milyen arányban osztja a szervezetben lefelé a vezetői terheket. Minél lejjebb vagyunk a szervezetben, annál kisebb az irányítás igényesség. 
Ennek mérője a relatív bonyolultságok különbsége, ez az átlagos mutató.
Ebből képzet relatív mutató azt mutatja, milyen az irányítás igényessége az 1. szinthez viszonyítva.

3.      Irányítási lánc hossza: megmutatja, hogy hány vezetési szinttel lehet optimálisan irányítani a szervezetet

A folyamatmodell lényege

 Határozza meg a folyamatmodell lényegét, ismertesse a gazdálkodó szervezetek jellemző folyamatstruktúráját (input-output folyamatok erőforrás-gazdálkodási folyamatok, transzformációs folyamatok, visszacsatoló folyamatok)!

FOM

Gazdasági folyamat: az egymással technológiailag és gazdaságilag összefüggő tevékenységek rendszere.

Csoportosításuk:

1.    Megjelenítési formák alapján:

a)    naturálfolyamat: természetes anyagi formában megjelenő folyamat (pl.: munkaerő felhasználás)

b)    pénzfolyamat: naturál folyamatok pénzügyi vetülete (pl.: bérköltség)

Mozgásuk ellentétes.

2.    Funkcionális, gazdasági rendszerben betöltött szerepük szerint:

a)    általános gazdasági folyamatok: minden gazdálkodó szervezetre jellemzőek, és minden gazdálkodó szervezetben állandóan jelen vannak és érvényesülnek (munkaerő, gazdasági folyamatok)

b)    különös gazdasági folyamatok: minden gazdálkodó szervezetben jelen vannak, de nem érvényesülnek állandóan (szervezet átalakítás) pl.: beruházási folyamat

c)    specifikus gazdasági folyamatok: az adott gazdasági rendszer sajátosságaihoz kötődnek és ott állandóan jelen vannak (számítógépes termelés irányítás)

3.    A folyamatok rendszerében elfoglalt helye alapján:

a)      Input-output folyamatok: a  gazdálkodó szervezet ezen keresztül érintkezik a környezetével, erőforrást vesz fel és produktumokat ad át

·         Input folyamatok: marketing piackutatási és prognosztizációs   folyamata, beszerzési folyamat

·         Output folyamatok: értékesítési folyamat, piacszervezés, reklám-propaganda

b)      Transzformációs folyamatok:

Az a folyamat, mely során a rendszer az inputjait outputtá alakítja.

Ide tartozik:

·         a szűken vett termelő, szolgáltató folyamat

·         az erőforrás-gazdálkodási folyamatok (/munkaerő gazd, készletgazd.)

Kibernetikai szempontból ezek voltak az irányított folyamatok.

Ezekhez kapcsolódnak az irányító vagy visszacsatoló folyamatok.

c)      Visszacsatoló folyamatok:

Ezek a vezetési-irányítási, pénzügyi-, számviteli folyamatok.

·         Vezetési folyamatok: tervezés, szervezés, elemzés, ellenőrzés

·         Pénzügyi folyamatok: pénzforgalom kezelése, bankszámla kezelés, finanszírozási folyamatok, adózás

·         Számviteli folyamatok: pénzügyi és vezetői számvitel

Értékesítési folyamat: késztermék gazdálkodás, kiszállítás ütemezés, rendelésállomány kezelése

Termelési folyamat: minőség szabályozás, termelésirányítás, műszaki fejlesztés